🧾 バックオフィス CC-008 更新: 2026年8月10日

経費一覧の空欄「誰と・場所・目的」を、カレンダーと突き合わせて埋める

AIの出力を実務で使えるようにするために、「確度」を色で見せるという設計をした事例です。仕組み自体は単純ですが、この一工夫で使えるものになりました。

課題

接待交際費や会議費は、金額と日付だけでは足りません。「誰と」「どこで」「何の目的で」が必要です。ところが記録を付けるのは支払いの現場で、そこでメモを残す余裕はありません。

結果として、経費の一覧はこうなります。

思い出す手がかりはカレンダーにあります。その日その時間に誰と会っていたかは残っているからです。しかし数十件・数百件の行について、1件ずつカレンダーを引き直す作業は現実的ではありません。

経費一覧の空欄を、カレンダーと突き合わせて埋める手順を作りました。ポイントは埋め方ではなく埋めたものの見せ方です。

領収書の日付、そして分かる場合は時間帯から、その時刻に入っていた予定を探します。予定の参加者・場所・件名から、同席者と目的を組み立てます。

ここがこの仕組みの中心です。書き込む文字の色を2つに分けました。

色	意味	人がやること
赤	カレンダーの予定と対応が取れた。同席者名も予定に載っていた	目で流す程度の確認
青	対応する予定が見つからない、または時間がずれている。前後の文脈からの提案	1件ずつ確認して直す

AIに任せると「全部それらしく埋まる」のが困る点です。埋まった表を渡されると、どこを疑えばよいか分かりません。確度を色で分けておけば、人は青だけ見ればよいことになります。確認すべき量が、最初から目で分かります。

自分で書いた内容が消えるなら、この仕組みは使えません。空欄にだけ書き込み、既に何か入っているセルには手を触れないようにしています。

「AIに埋めさせて、人が確認する」業務は経費以外にも大量にあります。そのときに効くのは次の点です。

出力に確度を持たせる。色・記号・別列のどれでもよいので、「裏が取れた」と「推測」を必ず分ける。これがないと、全件を人が見直すことになり、自動化した意味がなくなります
推測を禁止せず、推測だと明示させる。禁止すると空欄ばかりになって手がかりが減ります。書かせたうえで印を付けるほうが実用的です
既存の記載は触らせない。「空欄にだけ書く」を最初の約束にします
照合の元になる記録を決めておく。この事例ではカレンダーでした。突き合わせる相手が1つ決まると、精度が安定します

この事例と同じ考え方は、他のホワイトカラー業務にも当てはめられます。どこから着手すべきか、現状をお聞かせいただければ整理してお返しします。ご相談は無料です。