セミナー後アンケートの自由記述を、その日のうちに集計シートにする

法人向けセミナーの参加後アンケートを、開催した日のうちに集計まで持っていくための仕組みです。

課題

アンケートは取れていました。集計されていませんでした。理由は集計の手間ではなく、集計の前にやることが多いためです。

• 同じ人が二重に送信した回答が混ざっている（送信ボタンを2回押した、など）
• 複数の開催回の回答が1つのシートに集まっていて、回ごとに分けたい
• 「目的」「事業領域」が複数選択なので、1セルに改行で複数入っている
• 自由記述は表記も長さもばらばらで、そのまま数えられない

この下準備に時間がかかるうちに次の予定が来て、集計は「あとでやる」に落ちます。そして次回の案内文や登壇内容の修正は、集計を見ないまま決まってしまう。いちばん判断に効くタイミングを毎回逃していました。

やったこと

アンケートの生回答から集計シートを組み立てるところまでを、1回の実行で終わるようにしました。

1. 二重回答を、機械的に除く

回答者を識別する項目を見て、同じ人の回答が複数あれば最後の回答だけを採用します。除いた件数と、誰の回答が重複していたかは実行の記録として残します。黙って減らさないことが大事です。

2. 開催回を、回答日時から判定する

アンケートのフォームは回をまたいで共通なので、回答日時で開催回を振り分けます。「◯月◯日より前は第1回」という単純な境界を1か所に書いておき、あとからでも直せる形にしました。

3. クロス集計まで組む

集計は単純な件数だけで終わらせず、判断に使える組み合わせで出しています。

• 満足度の分布（開催回ごと）
• 研修への関心度・業務効率化への関心度の分布
• 参加目的（複数選択を分解して集計）
• 面談を希望した人の属性

複数選択の項目は、1セルの中で改行区切りになっているものを分解してから数えます。ここを人がやると数え間違いが起きます。

4. 上書き事故を、仕組みで止める

この自動化でいちばん力を入れたのは集計ロジックではなく、安全装置です。書き込み先の集計シートに既に中身がある場合、何も書かずにその場で止まります。

集計シートには、人が手で書き足したメモが入ることがあります。再実行のたびにそれが消えるなら、この仕組みは使えません。「消してよいか分からないときは、書かない」を既定にしました。

成果

• 開催当日のうちに集計が出る。次回の案内文と登壇内容の修正を、記憶が新しいうちに決められます
• 二重回答の扱いが毎回同じになった。誰がやっても同じ数字が出ます
• 手で書いたメモが消えない。安全装置があるので、何度実行しても怖くありません

横に展開するときのポイント

• 集計より前の「掃除」を自動化する。重複除去・回の判定・複数選択の分解が、実は時間を食っている部分です
• 除いたものを記録に残す。件数が変わった理由が説明できないと、数字が信用されません
• 書き込み先が空でないときは止める。再実行できない自動化は、結局使われなくなります
• 集計は「単純な件数」と「判断に使う組み合わせ」を分けて出す。前者は確認用、後者は意思決定用です